Como uma clínica na Austrália usou IA para crescer sem sobrecarregar sua equipe
A ArtSmiles é uma clínica odontológica na Gold Coast, Austrália, especializada em tratamentos de alta complexidade.
Com o crescimento da demanda, a equipe precisava atender mais pacientes sem aumentar proporcionalmente o trabalho operacional.
A Simplia conectou sistemas, desenvolveu um CRM próprio e implementou agentes de IA para automatizar processos ao longo da jornada do paciente.
Mais pacientes, mais trabalho para a equipe
Cada novo lead exigia atenção da recepção: responder dúvidas, agendar consultas e confirmar comparecimentos.
Depois da consulta, a equipe ainda precisava acompanhar os pacientes interessados em iniciar tratamentos.
A clínica tinha os dados, mas faltava uma visão integrada da operação. Leads e contatos, agenda e tratamentos, pagamentos e membership ficavam em sistemas diferentes.
Uma operação conectada
A Simplia desenvolveu uma plataforma central que reúne as informações da clínica.
Também criamos um CRM próprio para acompanhar toda a jornada comercial.
Com isso, a equipe passou a identificar gargalos e automatizar comunicações e tarefas de acompanhamento.
- Zoho CRM
- Principle Dental
- Sistemas financeiros
- SmilePass
- Agendamentos
- Dados dos pacientes
- Histórico de tratamentos
- Informações financeiras
- Membership
- Comunicação interna
Uma tela para a clínica, outra para o dia de cada pessoa
No painel, a equipe vê como estão os leads e os tratamentos da clínica.
Na tela do dia, cada pessoa encontra as ligações e tarefas que precisa fazer, começando pelas mais urgentes.
Do primeiro contato ao tratamento, em uma única visão
No CRM, a equipe consegue organizar os próximos contatos e acompanhar a evolução dos pacientes.
Criamos uma automação que atualiza a plataforma conforme o tratamento avança, a partir das informações registradas pela equipe.
- 1 De onde veio o lead
- 2 Agendou
- 3 Compareceu à consulta
- 4 Recebeu uma proposta
- 5 Iniciou o tratamento
Uma assistente de IA conectada à clínica
O chatbot anterior do site tinha dificuldade para transformar conversas em agendamentos. Para resolver isso, desenvolvemos a Grace, capaz de responder dúvidas, entender as necessidades dos pacientes e ajudar no agendamento de consultas.
Integrada ao CRM, a Grace registra interações e acompanha confirmações de consultas. Quando necessário, encaminha a conversa para a equipe.
- Chat do site
- Redes sociais
- SMS
-
A consulta é gravada e transcrita.
-
O assistente clínico recebe a consulta.
-
A IA escreve a nota clínica.
-
A nota fica salva para revisão.
Dados apagados para preservar as informações da clínica e dos pacientes.
Menos documentação, mais atenção ao paciente
Desenvolvemos uma solução de IA para apoiar os dentistas durante e após as consultas.
A partir do registro da conversa, a IA ajuda a produzir notas clínicas, resumos e orientações para os pacientes.
Os documentos podem ser revisados, armazenados no histórico digital e compartilhados quando necessário.
O que mudou na ArtSmiles
- Mais capacidade de atendimento A IA assume interações repetitivas e libera tempo da equipe para atendimentos que exigem atenção humana.
- Visibilidade da jornada O CRM permite acompanhar leads, consultas e tratamentos, facilitando a identificação de oportunidades.
- Operação integrada Informações dos pacientes, agendamentos, pagamentos e comunicação reunidos em um único ambiente.
- Menos trabalho administrativo Automações e documentação assistida por IA reduzem tarefas manuais da equipe e dos dentistas.
Crescer não precisa significar mais trabalho manual
A transformação da ArtSmiles começou pela integração dos sistemas e pela organização dos processos.
Com uma estrutura conectada, foi possível aplicar automações e agentes de IA em diferentes etapas da jornada do paciente.
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